E-mails dicteren op je Mac: sneller een eerste concept in Mail en Gmail

E-mail is een van de meest voor de hand liggende dicteertaken op de Mac, want de meeste berichten beginnen als iets wat je ook hardop kunt zeggen.²

Voor korte antwoorden is de ingebouwde dicteerfunctie van macOS, het besturingssysteem van de Mac, gratis en snel.⁹ Bij e-mails van meer dan twee alinea's haalt een dicteer-app die in elk programma werkt de tijdslimiet weg. Optioneel kun je de tekst daarnaast laten opschonen met kunstmatige intelligentie (AI).⁹

Waarom je het eerste concept beter kunt inspreken

Gemiddeld typt een mens 40 woorden per minuut, maar spreekt diegene 130 tot 150 woorden per minuut.⁷

Gedicteerde eerste concepten zijn rommeliger dan getypte, maar je krijgt er sneller meer verstuurd.⁵ E-mail beloont ook directheid.⁵ Dicteren is vanzelf direct, want je zegt de vraag, de context en de actie.⁵

Welke e-mails dicteer je het eerst?

Begin met antwoorden waarvan je al weet wat je wilt zeggen. Klantopvolging, interne toelichtingen, afspraakberichten en samenvattende verkoopmails passen er allemaal bij.² Het gaat niet om perfecte zinnen in één keer, maar om een concept dat er staat zolang de context nog vers in je hoofd zit.²

Ook langere uitlegmails lenen zich goed voor dicteren. Moet je uitleggen wat er is veranderd, waarom een besluit is genomen of wat de volgende stap is? Dan is praten vaak sneller dan alles vanaf nul uitschrijven.²

E-mails dicteren in Mail

Begin met de ingebouwde dicteerfunctie van macOS in Mail, de e-mailapp van je Mac, en verbeter daarna je opzet.⁴

Open een antwoord en druk één keer op de Globe/Fn-toets, of druk op de aparte dicteertoets (F5) op een modern Mac-toetsenbord.⁸

Verwacht wat haperingen. Dicteren kan te vroeg stoppen, belangrijke woorden missen of tekst opleveren die nog te veel opschoning nodig heeft.⁴

Twee details maken het verschil:

• Spreek alinea-einden bewust uit en pauzeer voor namen, adressen en onderwerpspecifieke details.
• Mail verwerkt leestekens goed genoeg voor korte berichten, maar bij een lange gedicteerde e-mail moet je meestal zelf nog door de tekst heen voor alinea-indeling en toon.

Een concreet voorbeeld: een opvolgmail na een gesprek.² Open een antwoord, start het dicteren en zeg de vraag, de context en de actie.⁵ Lees het concept daarna één keer door en corrigeer namen en toon voordat je het verstuurt.

Dicteren in Gmail

Gmail op het web heeft geen ingebouwde spraakinvoer voor het schrijven van e-mails.⁷

Smart Compose (Slim schrijven) in Gmail stelt vóór je cursor een vervolg voor. Een pauze tijdens het dicteren kan daardoor een concept opleveren met woorden die je nooit hebt gezegd.⁶

Zo zet je het uit: open het tandwielpictogram, kies Alle instellingen bekijken, zet Smart Compose op het tabblad Algemeen op Schrijfsuggesties uit (in de Engelse interface: Writing suggestions off) en klik onderaan op Wijzigingen opslaan.⁶

Let ook op de sneltoets voor verzenden. Command+Return verstuurt het geopende concept, dus een dicteersneltoets met Command kan een half afgemaakte e-mail versturen als je die loslaat terwijl het opstelvenster actief is.⁶ Controleer dus of jouw dicteersneltoets Command gebruikt.

Waar een lokale dicteer-app past

Voicci is een spraak-naar-tekst-app voor de menubalk van macOS, gebouwd rond privé-transcriptie.¹ De app gebruikt lokale spraakherkenning die is gebaseerd op Whisper, een technologie die gesproken taal omzet in tekst, en werkt ook offline.¹

Voicci biedt daarnaast dicteren met een globale sneltoets en tekstinvoer in elke app op je Mac.¹ Test de app naast de ingebouwde dicteerfunctie op een echt antwoord van twee alinea's. Houd de optie aan waarmee je met minder bewerken bij een schoon concept uitkomt.

Wat je nu kunt proberen

Begin met een klantopvolging, een van de antwoorden waarvan je al weet wat je wilt zeggen.² Zet in Gmail eerst Smart Compose uit.⁶ Pauzeer voor namen en reken erop dat je een lange gedicteerde e-mail nog zelf moet nalopen voor alinea-indeling en toon.

Wil je privé-transcriptie die ook offline werkt? Probeer Voicci voor privé spraak-naar-tekst op je Mac.¹